Automatisation des suivis de garantie pour les entreprises de service

Transformez des suivis de garantie oubliés en visites planifiées, en relations clients renforcées et en revenus récurrents

Les suivis de garantie sont faciles à remettre à plus tard.

Le travail initial est terminé. L’équipe est passée à autre chose. Les appels entrants continuent d’arriver. Le personnel de bureau se concentre sur ce qui semble urgent aujourd’hui.

Puis 11 mois passent.

Une visite de garantie qui aurait dû être planifiée. Un gestionnaire immobilier n’est jamais contacté. Un propriétaire oublie. L’occasion disparaît.

L’automatisation des suivis de garantie aide les entreprises de services à reprendre contact automatiquement avec leurs anciens clients au bon moment, à proposer des plages de rendez-vous, à planifier la visite et à déclencher la facturation une fois le travail terminé.

C’est l’un des moyens les plus simples de générer davantage de revenus à partir de travaux que vous avez déjà remportés.

Woman and plumber in front of a condo

Qu’est-ce que l’automatisation des suivis de garantie?

L’automatisation des suivis de garantie est un flux de travail qui prend en charge les étapes administratives répétitives liées aux appels de service sous garantie.

Un processus typique peut inclure :

  • un rappel automatique envoyé 11 mois après le travail initial
  • une prise de contact par courriel ou SMS
  • des plages de rendez-vous proposées au client
  • le rendez-vous ajouté au calendrier de façon optimisée
  • la facture ou le suivi envoyé après la visite

Au lieu de dépendre de fichiers, de la mémoire ou de rappels manuels, le processus se déroule automatiquement et de façon constante.

Les principaux avantages

Plus de revenus captés

Les visites sous garantie peuvent mener à des travaux additionnels payants, à des occasions d’entretien et à une relation d’affaires plus durable.

Par exemple, si votre entreprise réussit à planifier seulement 10 visites supplémentaires liées à la garantie par mois, avec une valeur moyenne de 250 $, cela peut représenter 30 000 $ de revenus additionnels par année.
À 20 visites par mois, cela représente 60 000 $ par année.

Il s’agit de revenus générés à partir de clients et de travaux que vous avez déjà gagnés, avec très peu d’efforts de vente ou d’administration supplémentaires.

Moins de travail administratif

Sans automatisation, quelqu’un doit se souvenir du bon moment pour faire le suivi, contacter le client, coordonner la planification et assurer le suivi après la visite.

Deloitte a constaté que les organisations qui utilisent l’automatisation au-delà du stade pilote rapportent des réductions moyennes de coûts de 32 %.

Pour une entreprise de services à domicile, cela se traduit souvent par :

  • moins de tâches répétitives
  • moins de suivi manuel
  • une planification plus rapide
  • une facturation plus fluide

Une meilleure fidélisation de la clientèle

Un suivi effectué au bon moment aide à maintenir la relation avec le propriétaire ou le gestionnaire immobilier.

Il montre que votre entreprise est organisée, proactive et agréable à faire affaire avec.

Pour les professionnels qui travaillent avec des gestionnaires immobiliers, les appels de garantie peuvent aussi faire bien plus que remplir une obligation de service. Ils représentent une excellente occasion de rester présent à l’esprit du client, de vérifier son niveau de satisfaction et d’ouvrir la porte à des conversations sur d’autres besoins à venir.

Un suivi bien planifié peut vous aider à :

  • renforcer la confiance du gestionnaire immobilier
  • savoir s’il a été satisfait du travail initial
  • repérer des irritants non réglés avant qu’ils deviennent des frustrations
  • être informé de projets à venir, de besoins de service ou de nouvelles occasions d’affaires

Dans ce contexte, un suivi de garantie n’est pas seulement une tâche administrative. Il peut aussi soutenir la fidélisation, le développement de la relation client et les revenus futurs.

Pourquoi automatiser ce processus en premier?

Tous les flux de travail ne constituent pas un bon point de départ pour l’automatisation. Le suivi de garantie, oui.

C’est l’un des premiers processus les plus judicieux à automatiser parce qu’il est structuré, facile à mettre en place et directement lié aux revenus.

Prévisible

Les suivis de garantie se font selon un échéancier connu. Vous savez déjà quand le rappel doit être envoyé en fonction de la date du travail initial. Vous savez aussi ce qui a été installé, ce qui permet à votre équipe de se préparer à l’avance et d’apporter les bonnes pièces ou le bon matériel lors de la visite.

Simple à planifier

Contrairement aux appels de service entrants, les appels de suivi de garantie sont généralement simples à gérer. Le client connaît déjà votre entreprise et s’attend souvent à être contacté. Il y a moins de questions à poser, peu ou pas de qualification à faire, et moins d’urgence, puisque la visite peut souvent être planifiée dans les jours ou les semaines qui suivent.

Peu ou pas de friction

Ce flux de travail fonctionne en parallèle de vos opérations existantes sans les perturber. Il retire à votre équipe de bureau la gestion répétitive des appels de garantie, de sorte qu’elle n’a plus à penser au suivi et à la coordination manuelle de ces dossiers. Il est aussi relativement simple à connecter aux systèmes que vous utilisez déjà.

Retour sur investissement rapide

Comme le processus est simple et répétitif, il est généralement rapide à déployer et rentable. Dans bien des cas, les revenus additionnels générés par les visites de suivi planifiées peuvent compenser le coût de l’outil en quelques jours.

Axé sur la relation client

Les appels de garantie ne servent pas seulement à rendre un service ou à générer du revenu. Ils représentent aussi une occasion précieuse de rester visible auprès des propriétaires et des gestionnaires immobiliers, de valider leur satisfaction et de repérer de futurs besoins. Un suivi bien synchronisé peut aider votre entreprise à rester présente à l’esprit du client lorsque le prochain projet ou besoin de service se présente.

C’est ce qui fait du suivi de garantie l’une des occasions d’automatisation les plus concrètes, les moins risquées et les plus rentables pour une entreprise de services à domicile.

FAQ

Qu’est-ce que l’automatisation des suivis de garantie?

Il s’agit d’un flux de travail automatisé qui rappelle aux anciens clients l’approche d’un service sous garantie, propose des options de rendez-vous, planifie la visite et peut déclencher la facturation après l’intervention.

À qui cette solution s’adresse-t-elle?

Elle est utile pour les entreprises qui œuvrent dans le domaine de la plomberie, du chauffage, de la climatisation, de l’électricité, de la toiture et d’autres entreprises qui réalisent des travaux liés à une période de garantie.

Est-ce que cela remplace le personnel de bureau?

Non. Cela élimine les étapes administratives répétitives afin que votre équipe puisse se concentrer sur les exceptions, la qualité du service et la relation client.

Pourquoi est-ce une bonne première automatisation?

Parce que c’est un processus simple, mesurable, peu perturbateur et directement lié aux revenus ainsi qu’à la fidélisation de la clientèle.